В компаниях принято отмечать различные даты, в том числе вам может повезти и вы сможете отметить юбилей фирмы и даже вызваться организовать корпоратив по этому поводу. Как сделать это не просто интересно, но и при этом соблюсти правила корпоративной этики? Если вам предстоит принять самое непосредственное участие в подготовке данного мероприятия, вы можете воспользоваться нашими советами. Искренне верим, что они вам пригодятся!
Как отметить юбилей фирмы
Сначала очень важно продумать программу праздника. Она должна быть разработана так, чтобы вы не обделили ни одного работника, не обидели коллег, обязательно вспомнили обо всех их достижениях. Именно поэтому, неправильно во время поздравления коллектива называть имена только самых успешных людей. Помните, что каждый сотрудник сделал свой вклад в развитие компании. Да, кто-то трудился больше, а кто-то – меньше, однако в целом эффективность работы была высокой, и это обязательно нужно отметить.
Очень хорошо, если ваша компания сможет пригласить на праздник публичных людей, звезд шоу-бизнеса. На многих фирмах даже выдают специальные списки, в которых перечислены известные личности. Сотрудники просто выбирают тех, кто, по их мнению, украсит праздник. После этого голоса подсчитываются, и люди, набравшие большее количество, приглашаются на юбилей фирмы.
Отлично, если вы сможете написать сценарий корпоратива и воплотить его в жизнь. Приветствуется живой стиль изложения, большое количество конкурсов, игр, прочих мероприятий. Можно посмотреть фильм-презентацию, посвященный фирме и ее истории, устроить торжественную церемонию награждения лучших сотрудников. В любом случае, проявите креативность, и вы сможете разработать отличный сценарий для мероприятия.
Если корпоратив будет проходить за пределами офиса, то важно заранее подумать, где это будет происходить. Всегда можно отметить юбилей фирмы в ресторане, ночном клубе (взять его в аренду именно для сотрудников), боулинг-клубе, аквапарке, пейнтбольном клубе. Также популярны поездки за город на рыбалку, шашлыки, с целью купания и принятия солнечных ванн. В неформальной обстановке работники смогут расслабиться и хорошо провести время.
Если праздник будет проводиться в виде банкета, важно задуматься о том, чтобы пригласить не только творческие коллективы, но и тамаду. Заранее обсудите с ним программу торжества, пересмотрите все заготовленные игры и конкурсы. Помните о корпоративной культуре и этике – пусть все развлечения будут в рамках дозволенного.
Теперь вы знаете, как отметить юбилей фирмы, и можете прекрасно организовать праздник!
Как украсить помещение к юбилею фирмы и надуть шары гелием
Яркие, красочные воздушные шары создают атмосферу веселья и тепла и помогут отметить юбилей фирмы, а потому, неудивительно, что их активно используют для организации самых разных торжеств. Шары красиво выглядят, могут взмывать в высоту и вызывать при этом бурю эмоций не только у детей, но и у взрослых. Если вы решили использовать шары, наполненные гелием, нужно знать, как их надувать. Именно об этом мы поговорим прямо сейчас.
Для начала поясним, почему в последнее время именно гелий чаще всего применяется для надувания воздушных шаров, ведь раньше для этого использовался исключительно воздух. Все очень просто! Дело в том, что гелий легче воздуха, и это наделяет шары способностью высоко взлетать. Так что, лучше всего использовать шарики, наполненные именно гелием.
Можно купить или арендовать в специализированной фирме баллон с гелием и подставкой под него, которая обеспечит удобство работы с шарами. Кроме того, вам понадобится манометр, который контролирует количество газа в баллоне, а также сменные насадки.
Шар надеваем на отверстие насадки и открываем вентиль баллона. После этого наполняем шар гелием до нужного размера, после чего вентиль закрываем. Чаще всего нам требуется получить шары с одинаковым количеством гелия внутри, то есть одного и того же размера. Но в процессе работы это очень трудно контролировать. Поможет следующее приспособление – сайзер.
Сайзер представляет собой лит картона либо пластика, внутри которого вырезано отверстие определенного диаметра. Шар надувают, вставляют в отверстие сайзера и смотрят, нужно ли добавить или уменьшить объем гелия.
Помните, что сначала нужно наполнить шарик воздухом, сдуть его и после этого начинать наполнять гелием. Такой прием поможет предварительно расправить шар, убедиться в его целостности. Надувайте шар до тех пор, пока он не приобретет грушевидную форму. Если шар вы надуете полностью, он будет летать долго. Но учтите, по сравнению с обычными воздушными шарами шары на основе гелия сдуваются быстрее. Однако можно увеличить срок службы гелиевого шара до 5 дней, если использовать специальный состав, который покрывает пористую поверхность изделия тонким слоем пластика, придавая ей водонепроницаемость. Такой состав просто впрыскивается внутрь шарика перед его надуванием.
Теперь вы знаете, как надуть шары гелием. Пробуйте и празднуйте день рождения в соответствующей обстановке!
Предлагаем вам статью о тонкостях организации дня рождения компании: в этом мероприятии важна каждая мелочь, и множество из них входят в зону ответственности секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя.
Предлагаем вам статью о тонкостях организации дня рождения компании: в этом мероприятии важна каждая мелочь, и множество из них входят в зону ответственности секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя.
Подготовка к празднику
Хорошая традиция многих компаний – отмечать всем коллективом не только такие популярные даты, как Новый год, 23 февраля и 8 марта, но и день рождения фирмы. Он может совпадать с днем регистрации, либо с первой продажей, подписанием контракта, а возможно, «красный день календаря» в компании приурочен к профессиональному празднику работников того профиля, в котором занята компания. Празднование дня рождения компании не только приятно, но и полезно для укрепления рабочих связей: оно позволяет облегчить вхождение в коллектив новых сотрудников, а также положить начало формированию корпоративных традиций.
Выбор ответственного за проведение праздника
Ответ на вопрос, кто должен отвечать за организацию и проведение дня рождения фирмы, зависит от размеров мероприятия и его целей. В большой фирме это может быть целый отдел, однако ответственным все равно назначается один человек. Если же фирма небольшая, то обсуждение сценария, места проведения и программы праздника проходит, как правило, совместно, а окончательные решения принимает руководитель фирмы. Если же он не имеет времени (или желания) заниматься организацией торжества, то передает полномочия PR-директору, менеджеру по кадрам либо своему персональному ассистенту. В любом случае, правильным решением будет попытаться привлечь к подготовке дня рождения всех сотрудников фирмы: ведь этот праздник касается каждого. Посильный вклад в подготовку может быть небольшим: опрос, заполнение анкеты, участие в праздничном концерте… Важно, чтобы причастными к важному событию в жизни компании почувствовали себя все.
Бывает, что найти в фирме человека, способного организовать торжество «от и до», невозможно: либо все потенциальные массовики-затейники слишком заняты, либо они не готовы взять на себя столь серьезную ответственность. В таком случае имеет смысл обратиться в агентства, специализирующиеся на проведении праздников.
Создание плана мероприятий
Опросив сотрудников и выяснив, каким они видят день рождения своей фирмы, можно приступать к созданию плана праздника. Он должен включать не только собственно сценарий торжества, но и массу необходимых мелочей: нужно будет напечатать пригласительные билеты (в том числе для VIP-гостей) и продумать способ их доставки. Потребуется выбрать площадку: это могут быть как рестораны, банкетные залы, так и загородные пансионаты и базы отдыха. Нужно будет подумать о техническом оснащении (звук, свет, транспорт до места проведения праздника и для развоза гостей по домам), об украшении – это могут быть шары, цветы, драпировки, стенгазеты и т.д., а также финальный салют и фейерверки. Важнейшее место в плане мероприятий должен занимать подробный сценарий: от момента встречи гостей, их координации и размещения до развлекательных и спортивных программ для персонала и, возможно, отдельной программы для VIP-гостей. Часто этой категории гостей на корпоративных праздниках дарят подарки: букеты, корзины с цветами, статусные аксессуары с логотипом фирмы. Подобные подарки, но в более бюджетном исполнении, можно подготовить и для остальных участников праздника. И. наконец, необходимо подумать о фото- и видеосъемке корпоративного мероприятия.
Грамотно организованный и проведенный юбилей фирмы может решить и проблемы, связанные с человеческим фактором: конфликт сотрудников или отделов, усталость работников, накопленные негативные эмоции по отношению к непопулярным нововведениям в компании. При создании списка проблемных зон в отношении персонала имеет смысл проконсультироваться с отделом кадров.
Написание сценария
День рождения запомнится в фирме надолго, если сделать его тематическим: креативно обыграть в сценарии праздника то, чем закончился ушедший год: было это расширение компании, или выдающиеся достижения сотрудников, или заключение выгодного контракта. В соответствии с этим выбирается и основная идея: церемония награждения в стиле американской киноакадемии с красной дорожкой, статуэтками и соответствующим дресс-кодом: смокинги и вечерние платья. Или праздник с национальным колоритом – в зависимости от того, представитель какой страны стал наиболее выгодным клиентом или в каком городе открыт перспективный филиал.
В праздничных агентствах существует услуга по составлению индивидуального сценария юбилея фирмы, где найдется место не только реализации ведущих задач, но и творческому выражению формата праздника – в соответствии с ним вам предложат и оформление зала, и дизайн корпоративных подарков, и даже предложат организовать выступление эстрадной звезды – естественно, в соответствии с форматом и пожеланиями работников. При этом профессионалы в области проведения праздников советуют при любом сценарии чередовать выступления артистов музыкальными номерами, конкурсами и танцевальными паузами.
Выбор зала, украшения и подарки
Самое простое – устроить праздник в офисе, однако этот вариант совсем не праздничный, а в больших компаниях еще и просто неудобный. Чаще всего для празднования дня рождения фирмы снимают банкетные залы в ресторанах, бизнес-центрах, художественные галереи, прогулочные корабли, а то и целые стадионы и парки отдыха – зависит от размаха юбилея.
Создать нужную праздничную атмосферу внутри помещений помогают электрические и бумажные гирлянды, живые или искусственные цветы, композиции из воздушных шаров, которые могут быть выстроены в колонны, арки и стойки, ограничивая, например, сцену или вход в зону праздника. При оформлении корпоративного праздника шарами используются цвета компании, из шаров часто составляют логотип или девиз компании. альтернативой финальному салюту станет запуск множества шаров с напечатанным на них логотипом фирмы – это не менее эффектное зрелище.
Мотив фирменных цветов можно продолжить в украшении праздничных блюд, сервировке стола, оформлении праздничного торта.
Как сделать праздник комфортным для гостей
Торжественная часть праздника должна быть по возможности краткой. Оптимальный вариант, когда количество выступающих с торжественным словом не превышает трех-четырех человек. Ведь задача мероприятия – создать благоприятное впечатление у гостей, а не утомить их. «Завести» гостей, заразить их желанием принять участие в конкурсах и спортивных мероприятиях – мастерство профессионалов, и в каждом агентстве, занимающемся организацией праздников, свое «ноу-хау». Если праздник организован силами компании, роль ведущего берут на себя неформальные лидеры. Ритм вечеринки должен отвечать нуждам и запросам публики: к примеру, количество выпитого можно контролировать тостами – по традиции, люди старшего возраста между тостами не пьют. На мероприятии очень важен финал, чтобы гости не устали и у них осталось чувство сожаления от того, что праздник уже закончился.
Многие агентства предлагают услуги фото- и видеосъемки праздника. В фильм о празднике можно включить интервью с руководством и передовиками производства, добившимися за прошедший год самых лучших результатов; съемку процесса производства, если это завод, или сотрудников на рабочем месте, если компания работает в сфере услуг или торговле. Фильм будет отличным подарком всем сотрудникам, которые, к тому же, смогут показать его в кругу семьи.
Яркие идеи для организации юбилея компании и поздравления сотрудников
Юбилей фирмы - повод крупный и торжественный. А чем сложнее мероприятие, тем более серьезной подготовки оно требует. Важно продумать все детали, начиная с темы торжества, заканчивая подарками для присутствующих. Вот несколько идей для организации креативного юбилея.
- Вечеринка в джазовом стиле с налетом VIP. Мужчины в смокингах и галстуках-бабочках, дамы - в вечерних платьях. Живая музыка и красивый стол.
- Тематический бал-маскарад. Устройте бал, на котором каждому достанется своя роль. Директор - вельможный князь. Менеджеры в боярских кафтанах, секретарша-Золушка и курьер-глашатай со свитками.
- Сказка о компании. Свяжите историю компании с известными сказками. Здесь директор может стать колобком, который когда-то оторвался от семьи и начал свое дело, а хитрая лиса, серый волк и медведь - конкуренты, налоговая и СанПиН.
Прелесть этих идей в том, что они накладываются на любой формат проведения торжества. О том, как отметить день рождения компании - в следующей части.
Хорошей идеей для организации дня рождения фирмы становится тематический фуршет. Желательно взять за образец Candy bar, где все оформлено в единой стилистике, а вакантные места рядом с закусками и напитками занимают фотографии сотрудников, шпажки, стаканы и кружки с логотипами, кубки и примеры продукции. Старайтесь избегать хаоса, чтобы фуршетная линия не превратилась в случайный набор символов.
Завершите прием праздничным чаепитием и угостите сотрудников тортом и капкейками в фирменных цветах. Хочется чего-то более запоминающегося? Закажите леди-фуршет. Если «живой стол» нарядить в форму организации, событие запомнится надолго.
Торжественный банкет с награждениями и фейерверком
Банкет в ресторане занимает почетное первое место в рейтинге форматов проведения юбилея. Это всегда красиво, торжественно и престижно. Закажите оформление зала и сервировку стола в фирменных цветах компании, предусмотрите в сценарии официальную часть с награждением заслуженных сотрудников. А в финале вечера запустите в воздух фейерверки или устройте огненное шоу. Зрелищное представление запомнится и вызовет массу положительных эмоций.
Последний в тройке лидеров из вариантов проведения праздника по случаю основания компании. Тимбилдинг отлично подойдет молодым творческим коллективам. Кроме шашлыка на природе или барбекю, предусмотрите развлекательную часть: игру в пейнтбол, поход на байдарках, джип-тур, отдых в веревочном городке или велозаезд.
Если погода подведет, есть масса вариантов для пасмурного дня. Совместный поход в квест-комнату, мастер-класс и интеллектуальные игры.
Оформление праздника
Первая идея, которая приходит в голову при оформлении банкетного зала или офиса - шары с логотипами. Но их мало. Так что используйте и другие элементы.
- Объемные фигуры и буквы из пенопласта. Выглядят празднично и хорошо подходят для фотографий. Размер готовой экспозиции может достигать 4 метров.
- Press Wall. Закажите баннер в корпоративной стилистике с прорезями. Желательно наличие юмористической составляющей, тогда кроме декоративной функции, баннер будет еще и нести позитив.
- Фотогалерея. Подготовьте арт-объект с портретами коллег. В кадр должны попасть рабочие моменты и снимки с прошлых корпоративов.
Поздравление с днем компании
Рекомендуем не разбираться в том, кто кого должен поздравлять, а устроить праздник для всех. Лучше всего на эту цель подойдет ролик о жизни фирмы. Во-первых, такое поздравление компании остается надолго в памяти, а во-вторых, сплотит команду. Удовольствие растянуто во времени, а съемки проходят очень эмоционально.
Ярким штрихом станет вечер дружеских шаржей. У художников острый глаз, они умеют через простую иллюстрацию показать ключевые черты характера присутствующих. Портреты выходят необычные, забавные и веселые.
На заметку. Основные правила организации праздника
Чтобы день рождения прошел как надо, нужно обеспечить слаженную работу всех ответственных за его организацию. В этом деле поможет памятка.
- Урежьте официальную часть до приличного минимума. Растянутые поздравления и торжественные речи вызывают скуку. Потом придется тратить время, чтобы разбудить собравшихся.
- Наймите профессионального ведущего, который будет задавать ритм праздника, зажигать гостей и привлекать их к участию в конкурсах и играх.
- Учитывайте корпоративную культуру. Если в компании все за здоровой образ жизни, вряд ли они обрадуются коктейльной вечеринке. Старайтесь избегать неловких ситуаций еще на этапе выбора идеи организации юбилея компании.
И совет напоследок. Если в штате предприятия не 10 человек, привлеките к планированию мероприятия профессионалов. А заказать закуски, напитки и горячие блюда поможет CaterMe.
Юбилей фирмы - событие, затрагивающее всех сотрудников организации, начиная от начальства и заканчивая младшим и обслуживающим персоналом. Празднуются такие события с размахом, однако часто бывает так, что при всех финансовых затратах о юбилее через день уже никто и не вспомнит. Чтобы избежать забвения, праздник должен отличаться от множества ему подобных. Не стоит превращать торжество в сводку достижений и неосуществленных планов, ведь юбилей - не съезд КПСС. Кроме того, стоит воздержаться от «разбора полетов» хотя бы за несколько дней перед торжеством и во время праздника.
К оформлению помещения, в котором планируется проводить юбилей, в данном случае лучше привлечь профессионалов, чтобы зал был действительно нарядным. Своими силами можно сделать несколько стенгазет-фоторепортажей об организации, которая отмечает юбилей; желательно, чтобы в фоторепортажах отражались не только сухие цифры, но и реальные истории из жизни коллектива.
При праздновании юбилея невозможно обойтись без торжественной части. И все же не стоит чересчур растягивать официальные поздравления и речи, иначе есть риск превращения праздника в митинг. Чтобы сотрудники не чувствовали себя массовкой, за несколько дней до начала торжества объявите конкурс на лучшее поздравление в адрес организации. На протяжении всего праздника сотрудники смогут зачитывать свои поздравления, а в конце торжества необходимо подвести итоги литературного конкурса и наградить победителей. В ходе этого состязания вы сможете узнать, сколько талантов работает в вашей организации.
Развлечения для юбилея
Ни один праздник не может обойтись без игр, конкурсов и других развлечений. Юбилей - не исключение из этого правила, а, скорее, в хорошем смысле закономерность (а почему бы и нет?). Мы приведем лишь некоторые варианты.
Конкурс «Глазомер»
Есть несколько разновидностей этого конкурса. Всем присутствующим на банкете предлагается навскидку определить, сколько денег находится внутри стеклянной банки, закрытой крышкой (деньги должны быть разных достоинств и представлены и купюрами, и монетами). Каждый желающий может внимательно рассмотреть банку со всех сторон, не открывая крышку, и назвать предполагаемую сумму. Все ответы необходимо записывать. После того, как все желающие высказали свои предположения, банку открывают, деньги пересчитывают и вручают в виде приза тому, кто назвал наиболее точную цифру. Если вы не желаете проводить азартный вариант игры, можно попросить сотрудников навскидку определить количество горошин или фасолин в жестяной банке, после чего банку так же вскрывают, горошины пересчитывают, а победителю вручается приз.
Конкурс «Аноним»
Вызываются несколько желающих для участия в конкурсе. Каждый участник получает газету, лист бумаги, клей-карандаш и ножницы. Задание такое: вырезать из газеты буквы, слова или словосочетания и составить из них небольшой рассказ-репортаж о родной организации. Времени дается на выполнение задания примерно 5 минут. Затем все шедевры зачитывают вслух и общим голосованием определяют победителя конкурса.
Конкурс «Оправдание»
Для участия в конкурсе вызывается несколько желающих. Ведущий говорит: «Представьте себе ситуацию, что вы три раза подряд опоздали на работу. Начальник вызывает вас к себе в кабинет и просит написать объяснительную записку, почему вы постоянно опаздываете на работу. Ваша задача - написать самую фантастическую объяснительную».
Участники получают по листу бумаги и шариковой ручке. В течение трех минут они должны написать объяснительную, после чего начальник и ведущий зачитывают вслух все объяснительные и определяют «лучшего фантаста» фирмы.
Конкурс «Выжатый лимон»
У начальников такая работа: выжимать из сотрудников все соки. Хорошо ли они умеют это делать - это и покажет конкурс. На сцену вызывают несколько человек из руководства фирмы. Каждый из них получает две половинки лимона, стакан и фартук, чтобы не испачкать костюм. По команде ведущего участники конкурса начинают руками давить сок из лимонов в стакан. Побеждает тот, в чьем стакане по окончании конкурса оказалось больше лимонного сока.
Конкурс «Незаменимый работник»
Вызывают несколько человек для участия в конкурсе. Каждого участника просят переписать несложный текст, параллельно ведущий задает участнику вопросы. Каждый участник переписывает текст и одновременно отвечает на вопросы в течение минуты. Побеждает тот, кто за минуту смог переписать текст и ответить на наибольшее количество заданных вопросов. Вопросы не должны быть сложными. Проще всего задавать «анкетные» вопросы, например, Ф.И.О., кем работаете, где живете, состоите ли в браке и тому подобные.
Конкурсы и развлечения лучше всего чередовать с танцами и небольшими концертными номерами, которые исполняют сотрудники организации.
Праздновать день рождения фирмы необходимо. От этого зависит внутренняя атмосфера, а также мотивация и лояльность сотрудников. Задача секретаря - спланировать мероприятия и рассчитать затраты. Как это сделать, расскажем в статье.
Из статьи вы узнаете:
Шаг 1.
Определяем состав подготовительных мероприятий по организации дня рождения:
Праздничное оформление офиса
Создайте в офисе атмосферу праздника задолго до его наступления.
Поздравительные открытки
Для поздравления сотрудников с днем рождения компании можете воспользоваться шаблонными открытками, одинаковыми для всех, а можно - включить фантазию, подойти к вопросу творчески и вручить сотрудникам:
- индивидуальные открытки в бумажном и (или) электронном виде, специально сделанные для каждого сотрудника или отдела;
- корпоративную открытку от имени руководителя на корпоративном сайте организации, на информационной доске в фойе организации или в личной email-рассылке;
Поздравление на корпоративном сайте
Используйте возможности корпоративной сети для поздравления коллег с днем рождения организации. Для этого на главной странице внутреннего портала разместите:
- торжественную речь с поздравлениями от руководителя организации;
- праздничную презентацию с фотографиями или видеозаписью наиболее ярких событий из истории фирмы и пожеланиями на будущее;
- видеоролик с поздравлением организации с днем рождения от руководства. При этом ролик может быть оформлен в официально-деловом стиле с поздравлениями руководящего состава организации или в шуточно-комедийном стиле с участием всех желающих,
- песню-поздравление с днем рождения компании, записанную для сотрудников организации талантливыми коллегами;
- ролик с поздравлением с днем рождения компании от певца, артиста, знаменитого публичного человека.
Поздравление по корпоративной системе оповещения
Если в офисе есть система голосового оповещения (ее часто устанавливают для предупреждения о пожаре), используйте ее для поздравления сотрудников. Для этого заранее запишите праздничное обращение руководителя организации к сотрудникам и поставьте запись. Стремитесь сделать обращение веселым, душевным, дружеским.
Читайте также:
- Деловой этикет для секретаря. Как вести себя на корпоративном празднике
- Приемы цветовых сочетаний по цветовому кругу в бизнес-среде и для корпоративных мероприятий
Шаг 2.
Определяем цели, которые хотим достичь с помощью организации дня рождения
Любой корпоратив – это не просто праздничный стол, развлекательная шоу-программа. Важно понять, ради чего мы все это организуем. Таких глобальных целей четыре:
просто для того, чтобы отдохнуть, с коллегами повеселиться. Ведь это один из немногих случаев, когда вся крупная компания (сотрудники и руководство) собираются в одном месте;
пообщаться в неформальной обстановке, способствовать тому, чтобы сотрудники из разных служб и отделов познакомились, а потом легче взаимодействовали в работе;
поддержать статус компании, сделать поздравление организации с днем рождения, показать сотрудникам, что они работают в серьезной организации, повысить их лояльность;
подвести итоги работы, рассказать о планах, наградить лучших, мотивировать работников компании на новые достижения, провести поздравление коллег с днем рождения компании.
День рождения компании - особый праздник. Его задача – вызывать у сотрудников чувство причастности ко всему, что происходит с компанией на протяжении всего периода ее развития. Кроме того, мероприятие способствует тому, что люди легче принимают ее культуру, нормы, правила и стандарты, ее дух. В итоге повышается лояльность и эффективность работы сотрудников. Для этого праздника компании, выпускающие ту или иную продукцию, могут изготовить что-то эксклюзивное, специально для своих сотрудников.
Решая, что, когда и зачем проводить, учитывайте стратегические планы компании на ближайший год. Если Вы, к примеру, знаете, в какие периоды нагрузка на коллектив будет особенно высокой, планируйте мероприятия сразу после них, чтобы снять накопившуюся усталость и напряжение во взаимоотношениях. Можно просто отметить промежуточные итоги работы, чтобы дать импульс к дальнейшему движению вперед к цели. Данные о мероприятиях, которые Вы наметили провести, сведите в таблицу, указав в ней цели и стоимость каждого корпоратива (таблица 2).
Таблица 2. План мероприятий, их цели и стоимость
Чтобы быть готовыми к любому повороту событий в организации и проведении мероприятия (например, вдруг заболеет ведущий), специалист Вашего департамента должен быть в курсе, как идет подготовка, какие игры планируются и как их проводить, подготовлен ли сценарий, написаны ли слова ведущего. А затем пусть Ваш подчиненный получит копии всех документов и сценария, потребует, чтобы был разработан так называемый план «Б» – на тот случай, если что-то пойдет не по плану. Тогда возникшие проблемы не застанут Вас врасплох.
Шаг 3.
Определяем, кто организует день рождения: свои сотрудники или приглашенное event-агентство
Если решите возложить организацию праздника дня рождения на свою службу, то, конечно, сэкономите, но всякий раз, как будет приближаться очередное празднование, данная служба будет отвлекаться на его организацию. Есть опасность, что это повредит выполнению текущих рабочих задач. С этой точки зрения второй вариант лучше: Вы нанимаете провайдеров, которые все и организуют. Правда, за услуги event-агентству нужно платить. Несмотря на это подготовку важных крупных празднований все же лучше поручать именно event-агентствам. Побеспокойтесь лишь о том, чтобы четко определить цель праздника. Озвучьте ее провайдеру, запросите у него варианты шоу-программы, описание конкурсов и номинаций, предложения по подаркам и площадке для проведения праздника, смету. Тщательно выбирайте провайдеров.
Выбор event-агентства
Выбирая event-агентство, обращайте внимание и на то, насколько его представители заинтересованы в работе с Вами, готовы ли предложить свои варианты по организации дня рождения. Обязательно внимательно выслушайте, что они предлагают, возможно, у кого-то из них есть интересные идеи. Большинство event-агентств полностью готовят мероприятия – разрабатывают программу, подбирают площадку для проведения, нанимают артистов, готовят смету. Небольшие агентства могут взять на себя только разработку программы и проведение праздника, все остальное Ваша служба делает самостоятельно. Приведем пример расчета затрат на праздник по случаю Дня рождения компании (таблица 3). В расчете для сравнения приводятся затраты, если Вы привлекаете среднее event-агентство и если Вы организуете по большей части все своими силами, привлекая лишь ведущего.
Таблица 3. Затраты на празднование Дня рождения компании (если организует агентство и если – HR-департамент)
Желательно уточнять и формировать бюджет заранее, месяца за 2–3 до празднования дня рождения компании. Это важно еще и потому, что event-агентства повышают цены на свои услуги в сезон. Летом выше цены на выездные мероприятия на природу. Зимой в несколько раз дорожает аренда залов, а также повышаются цены за проведение праздников на лыжных базах в дни новогодних каникул.
Шаг 4.
Утверждаем бюджет дня рождения компании у руководства
Выберите наиболее весомые аргументы для обоснования своих расчетов перед руководством компании. Каждая цифра вашего бюджета должна иметь объяснение. Попытаемся предугадать основные вопросы, которые могут задать руководители компании по бюджету, и предложить ответы на них.
Вопрос финансового директора: в бюджете запланирована достаточно высокая сумма на оплату банкета для поздравления коллектива с днем рождения организации. Чем она обоснована?
Вариант Вашего ответа: в стоимость банкета включена шоу-программа. Если заказывать банкет для поздравления организации с днем рождения и шоу-программу разным фирмам, получится дороже. К тому же это общая стоимость не одного, а трех банкетов, которые мы будем проводить в течение года. В пересчете на один получается совсем недорого.
Вопрос генерального директора: почему именно такие призы для победителей конкурсов Вы выбрали и по такой цене?
Вариант Вашего ответа: в прошлом году победителям конкурсов на дне рождения фирмы вручались фотоальбомы и рамки для фотографии. Многие даже не взяли их с собой, оставили в том зале, где проходило мероприятие. Мы провели опрос сотрудников, и они высказали пожелание получить в подарок что-то другое, более функциональное и полезное. Например, флешки для хранения и просмотра фотографий и текстов в электронном виде. Поэтому решили закупить сами флешки и флеш-рамки.
Вопросы главного бухгалтера: цены на организацию праздника дня рождения постоянно меняются. Не боитесь, что данные в бюджете устареют? Вы сможете отследить изменения и будете ли корректировать бюджет поздравления коллег с днем рождения компании?
Вариант Вашего ответа: в бюджет заложена сумма на непредвиденные расходы, это так называемый финансовый резерв. При необходимости он покроет отклонение цен в сторону увеличения.К роме того, некоторые статьи расходов на поздравление коллег с днем рождения организации можно сократить или увеличить с учетом рекомендаций руководства.
Как можно отметить день рождения компании
Не обязательно в виде традиционного корпоратива , когда все гуляют. Можно, к примеру, провести этот праздник в форме конференции «Достижения компании за...лет» (указать, сколько существует компания) с участием партнеров, учредителей. Это повышает престиж компании. Еще один вариант – торжественное вручение наград лучшим сотрудникам и/или «долгожителям» компании.
Подстрахуйтесь: составьте несколько вариантов бюджета
Запаситесь терпением и подготовьте три варианта бюджета на поздравления коллег с днем рождения организации
– максимальный, средний, минимальный. В основе классификации – размер затрат. В максимальном, как можно догадаться, они наиболее высокие, в минимальном – скромные, в среднем – баланс между высокими и скромными. Так Вы подстрахуетесь на тот случай, если руководство забракует Ваш бюджет. У Вас будет альтернативный вариант, и Вы сразу сможете его предложить. Только не выкладывайте сразу все три варианта, как только придете обсуждать план мероприятий к руководству. Есть риск, что оно возьмет за основу тот, в котором самые низкие расходы, а другие рассматривать не станет. Но Вы понимаете, что дешево – не всегда хорошо.
Как влияют корпоративы на текучесть персонала?
Западные HR–директоры и руководители компаний рассматривают затраты на досуг персонала и на праздники дня рождения компании исключительно как выгодные инвестиции, так как они окупаются сторицей. Основание для такого мнения дает статистика: количество увольнений заметно снижается накануне корпоративных мероприятий и остается низкой еще в течение трех-шести месяцев (текучесть составляет всего 3 %) после них. Люди не спешат переходить в другие компании, особенно если их чествуют и награждают.
