Многих людей волнует, как написать письмо-обращение. Образец, на самом деле, является практически одинаковым для всех случаев. Этот документ многие отправляют в организации, фирмы, инстанции и прочие места для решения определенных вопросов. Его необходимо составлять как обычным гражданам, так и различным частным предпринимателям. Что ж, все изложим по порядку.

Первое, что нужно знать

Итак, перед тем необходимо понять, по какому принципу этот документ составляется. Что ж, при написании такой бумаги необходимо соблюдать абсолютно все правила Первое, что необходимо усвоить, - использование официального стиля изложения. Важно обдумать содержание заранее, составить его убедительно, четко, логично и понятно. представляет собой текст, суть которого изложена кратко и оптимально. Максимальный объем документа составляет одну страницу. Основная задача человека - привлечь внимание получателя и заинтересовать своей проблемой. Необходимо, чтобы адресат тут же принял решение после прочтения послания. Очень весомым должно получиться письмо-обращение. Образец представляет собой текст, в котором четко высказана позиция автора, аргументирована не одним фактом и доказательством. Необходимо последовательно излагать свои вопросы и просьбы. Все смешивать в единую кучу не стоит. И, конечно, в конце следует подчеркнуть то, насколько важно это послание.

Структура

Этот аспект также имеет большое значение. Композиция важна в случае, когда составляется письмо-обращение. Образец стандартный. В верхнем левом углу поставьте дату обращения. В правом - укажите куда и кому необходимо адресовать письмо. Это может быть наименование фирмы, учреждения, государственного органа, ФИО физического лица и т.д. Чуть ниже напишите свои данные: ФИО, адрес, телефон, e-mail - чем больше будет информации, тем лучше. Желательно набирать текст на компьютере, а если решено написать от руки, то обязательно разборчивым почерком.

Письмо-обращение: образец содержания

Посередине листа необходимо написать непосредственно текст. Какое выбрать обращение? Однозначно официальное, на выбор что-нибудь из перечисленного: почитаемый, товарищ и т.д. К слову необходимо присоединить фамилию с именем и отчеством. Если лицо занимает какое-то положение или имеет звание, то надо указать и его. Чтобы подчеркнуть значимость просьбы, стоит в конце поставить А потом уже писать само письмо-обращение. Образец, как таковой, существует, но для каждого случая свой. Что ж, в целом есть универсальный вариант. Первым делом указываются причины, которые являются побуждением к обращению, потом - суть проблемы, а затем обозначают цель письма. Деталей должно быть как можно больше. Они помогут убедить адресата в исполнении просьбы. И к тому же немаловажно указать основание обращения. Это может быть норма, право, свод правил, регламент или законодательный акт.

Формулировка

Многим людям трудно сформулировать свое пожелание или просьбу. Что ж, здесь есть несколько правил. Во-первых, следует избегать требований. Лучше употребить побольше убеждений. Адресат должен понять, что ему самому выгодно выполнить просьбу. Можно намекнуть ему о его заинтересованности в данном деле. Обращение нужно закончить на оптимистичной ноте, побуждающей к действию, но максимально корректно. Лучше показать, что ответ значит очень многое и его не терпится получить как можно скорее. И, конечно, все необходимо подписать. После этого можно будет отправлять. Остается только ждать ответа.

(электронная переписка)

Письмо-предложение о сотрудничестве

Subject: Предложение о сотрудничестве.
Data: 20.05.0216
From: [email protected]
To: [email protected]

Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.

Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!

Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.

«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).

Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.

На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.

Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.

С уважением,

Андреев Павел

Вице-президент компании AIG
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-ххх-хх-хх
[email protected]

Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх

Уважаемые Партнеры,

17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг - региональный советник по международным программам страхования AIG.

Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

В приложении направляю приглашение и программу семинара.

Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.

Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3

Будем рады Вас видеть!

С уважением,

Анна Симонова

Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email protected]

Письмо-просьба об организации встречи

Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.

Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.

С уважением,

Вадим Татаренко

менеджер компании AIG

[email protected]

Письмо-просьба о контакте

Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина

Уважаемая Галина Николаевна!

Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Заранее благодарен!

С уважением,

Вадим Татаренко

Менеджер компании AIG
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email protected]

Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Агрессивное письмо клиента:

Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: [email protected]

Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.

Андрей Петров

Ответ на агрессивное письмо клиента

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

Письмо-отказ

Письмо клиента

Добрый день, Андрей!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!

С уважением,

Директор по маркетингу

ЗАО «Пищепром»

Роман Петренко

Тел.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email protected]

Образец 1. Письмо-отказ на просьбу клиента

Образец 2

Subject: О прекращении сотрудничества
Data: 20.03.2016
From: [email protected]
To: Петренко Иван

Уважаемый Иван Николаевич!

Мы были рады сотрудничать с Вашей фирмой в течение 7-и лет. Нас всегда удовлетворял хороший уровень сервиса и качество продукции. Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.

В связи с этим мы, к сожалению, вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.

С уважением,

Директор
ООО «Макулатура»

Малахов Геннадий Викторович
Тел.: 8-945-ххх-хх-хх
[email protected]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Образец 3

Subject: Отказ в выплате компенсации
Data: 20.06.2015
From: aig.ru
To: Евгений Кныш

Уважаемый Евгений!

Благодарим Вас за длительное сотрудничество с нашей компанией!

К нашему сожалению, мы вынуждены отказать Вам в выплате требуемой компенсации в размере … рублей.

На данный момент в компании установлена другая процедура по принятию решений о страховой компенсации, о чем Вы неоднократно оповещались.
(В приложении см. копию данного оповещения).

Кроме того, указанные Вами в исковом заявлении претензии №4-6 не являются страховыми, так как были нарушены пункты 12.1-12.2 Договора.

Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении)

Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!

С уважением,

Менеджер AIG

Тучков Владимир
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-ххх-хх-хх
[email protected]

Письмо-ответ на обоснованную претензию

Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: [email protected]
To: Анна Колесникова

Уважаемая Анна!

От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.

Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.

Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.

Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.

Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Из этой статьи вы узнаете:

Правильное оформление писем - успех работы всей компании

Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

Виды деловых писем

1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

По выполняемым функциям

1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, .

2. Письма-ответы.

По признаку адресата

1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

По форме отправления

Структура служебного письма

Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

Обращение.

Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы - например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

Вводная часть.

В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Основная часть.

В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

Заключение.

В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями - например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как :

• степень знакомства и характер отношений с адресатом;
• общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
• ситуацию, в которой происходит общение - ее официальность или неофициальность;
• этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

Оформление письма, образец:

Оформление писем по ГОСТу

Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - Код формы;

08 - Наименование организации;

09 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование вида документа;

11 - Дата;

12 - Регистрационный номер;

14 - Место составления или издания;

15 - Адресат;

16 - Гриф утверждения;

17 - Резолюция;

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа;

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования;

24 - Визы согласования;

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии.

Оформление письма по ГОСТу, образец:

Оформление письма с приложением, образец:

Правила оформления деловой переписки

Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем - норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

Точность и однозначность формулировок . Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

Лаконичность . Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения - это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Преобладание простых распространенных предложений . Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

Памятка по оформлению делового письма

Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

Проверьте себя

1. Какое письмо называется циркулярным?

• Письмо, отправленное одним адресантом нескольким адресатам
• Письмо, отправленное одним адресантом одному адресату
• Письмо, которое не было отправлено по ряду причин

2. Как правильно оформляется приложение к деловому письму?

• Приложение: на 2 л. в 2 экз.
• Приложение в 2 экземплярах на 2 листах
• Два листа приложения в двух экземплярах

3. Сколько существует этапов подготовки и составления делового письма?

4. Что означает требование нейтрального тона в деловой переписке?

• Использование терминов, лексических и графических сокращений
• Почти полное отсутствие в письме экспрессивно или эмоционально окрашенных слов
• Широкое использование шаблонов

5. Из каких частей состоит деловое письмо?

• Обращение, вводная и основная части, заключение
• Основная часть, заключение
• Обращение, заключение

Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры

Слово - доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.

Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем - электронных или традиционных - происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.

Профессионал должен уметь писать

• понятно
• результативно
• убедительно
• интересно

И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.

Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма

Письмо - короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на

• деловую (формальную)
• личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

• лаконичность
• точность
• аргументированность и логичность
• информативность
• оценочная и эмоциональная нейтральность
• стандартизированность:
• используются официальные бланки
• употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
• количество тем - 1-2
• адресность
• четко выраженная субординация (в случае необходимости)

Какие виды делового письма существуют?

Вид делового письма определяет

1. Цели его написания

Коммерческие цели

• Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия - составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)

• Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки - отправляйте письмо-запрос
• Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)

Некоммерческие цели

• Благодарите в благодарственном письме
• Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие - письмом-подтверждением
• Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
• Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
• Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
• Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо

2. Получатель

Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо

Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным

4. Структура

Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения

5. Форма отправления

• в конверте
• в электронном виде
• по факсу

Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:

Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

• имеет традиционную форму «Уважаемый»
• пишется с большой буквы посередине строки

Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!

3.Преамбула

• знакомит адресата с основной мыслью письма
• готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма

• вы четко указываете суть предложения/обращения
• приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт

Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:

Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию

5. В заключении:

6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:

• должность

Как не ошибиться в выборе стиля письма?

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

• Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
• При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
• Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
• Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

• в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
• вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Как придерживаться выбранного стиля?

Личный стиль

• Наличие личных местоимений: я, мы, вы
  Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
• Прямые обращения и просьбы
  Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
• Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

• Замена личных местоимений абстрактными существительными
  Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
• Замена личных обращений и просьб констатациями
  Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
• Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?

Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.

Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:

Что такое письмо-ответ и как его писать?

Существует два типа писем-оветов:

• письмо-отказ
• письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о

• дате составления инициативного письма
• его регистрационном номере

Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:

Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:

Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий

Информационное письмо многофункционально:

• сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
• извещает (о переизбрании членов совета директоров)
• уведомляет (об отгрузке товара)
• заявляет (о намерениях)
• подтверждает (получение товара)
• напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
• рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)

Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.

1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода - открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности

Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.

Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме

Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов

Инструкция

Начните с указания должности и ФИО адресата. Например: «Главному инженеру ОАО Полад Иванову С.С.». Потом напишите обращение в верхней части письма. Оно, как правило, начинается со слова «Уважаемый». Далее идет полностью имя и отчество адресата. Также можете написать «Уважаемый господин Иванов», не указывая его имени. Обращение должно располагаться точно посередине.

Напишите преамбулу к вашему письму-обращению. Укажите четко и лаконично причины и цель составления данного письма. Адресат из данного абзаца должен понять всю суть письма. Например, начните так: «Я пишу Вам по поводу неудовлетворительного качества подшипников, которые Вы нам присылаете в течение с … по...».

Заполните основной текст письма. Как правило, он состоит из двух-четырех абзацев, в которых выражена озабоченность по поводу изложенной в преамбуле проблеме. Также в этой части изложите все мысли по данному поводу и по возможному решению проблемы. Укажите, какие конкретные действия должен предпринять адресат, чтобы в ближайшее время разрешить данный вопрос. Используйте четкие сроки, цифры и предложения.

Напишите заключение. В этой части сформулируйте итоги всего письма-обращения. Пример: «Уверен, что Вы урегулируете данную неприятную ситуацию, и в ближайшее время наше сотрудничество будет таким же, как и раньше».

Поставьте официальную подпись, которая состоит из названия должности, а также ваших ФИО. Перед этим обычно ставится: «С Уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество» и т.д. Выбирайте по ситуации.

Сделайте приписку или постскриптум. Данный небольшой раздел расположен чуть ниже подписи. Он довольно редко используется в письмах такого формата, но все же иногда имеет место быть. Постскриптум информирует адресата о каком-то значимом событии в жизни организации автора письма. К примеру: «P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 2 дня назад, возрос до 19%!».

Источники:

• письмо обращение образец

Еще несколько лет назад умение выражать свои мысли на бумаге расценивалось как бесценный дар. Сегодня же это не столь важное качество, ведь так легко договориться, да и просто поговорить с помощью телефонной связи. Но все же в некоторых сферах умение письма осталось по-прежнему важным аспектом. Деловое общение невозможно без переписки, так, например, многим приходится писать письма о сотрудничестве , которые определяют, состоится ли оно. Именно поэтому очень важно правильно и грамотно составить такое письмо .

Инструкция

Письмо должно оформляться на фирменном бланке организации. Отлично, если шапка письма напечатана цветными чернилами, так как с точки зрения психологов это привлекает внимание читающего.

Известно, что некоторые организации вводят регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, поэтому следующим пунктом будет написание регистрации и даты исходящего сообщения.

Ниже укажите: кому адресуется данное деловое письмо , причем нужно полностью с указанием должности или отдела. Помните, что никакие сокращения не допускаются.

После этого в центре посередине жирным и выделенным шрифтом пишите обращение, например, Уважаемые господа! Затем переходите к обращению, оно должно быть написано грамотно, например, «вы, вас, вам» необходимо писать с большой буквы.

После этого укажите повод написания коммерческого предложения, например, это могут быть прошлые отношения или обсуждение на встречи. Далее переходите к написанию самого предложения, не нужно писать большие предложения с подробным анализом дальнейших коммерческих . Всю эту информацию вы можете вынести в приложения, при этом в тексте ссылаясь именно на них.